🔄 Quản lý Yêu cầu Hoàn phí & Rút tiền (Refunds)
Màn hình Yêu cầu Hoàn phí (/admin/finance/refunds) quản lý quy trình xét duyệt và hoàn trả học phí khi học viên thôi học, chuyển nơi sinh sống hoặc không tiếp tục tham gia khóa học theo đúng quy chế tài chính của trung tâm.
🎯 Tính năng này dùng để làm gì?
- Tiếp nhận đơn đề nghị hoàn học phí từ phụ huynh gửi qua Cổng thông tin hoặc nộp trực tiếp tại quầy.
- Tự động Tính toán số tiền được hoàn trả dựa theo công thức quy chế trung tâm:
Số tiền hoàn trả = Học phí đã đóng - Phí các buổi đã học - Phí giáo trình/đồng phục - Phí phạt rút sớm (nếu có)
- Quy trình **Phê duyệt đa cấp**: Giáo vụ xác nhận số buổi đã học → Kế toán kiểm tra số tiền đã đóng → Giám đốc cơ sở duyệt chi.
- Tự động lập Phiếu chi xuất tiền hoàn trả sau khi đơn được phê duyệt.
---
## 👥 Ai sử dụng?
- **Giáo vụ**: Xác nhận số buổi học thực tế học viên đã tham gia.
- **Kế toán**: Kiểm tra chứng từ thu ban đầu và thực hiện chuyển tiền hoàn phí.
- **Quản lý Chi nhánh**: Phê duyệt quyết định hoàn tiền.
---
## 🔄 Sơ đồ Quy trình Hoàn phí Đa cấp
```mermaid
flowchart TD
A[Phụ huynh nộp đơn xin rút học phí] --> B[1. Giáo vụ xác nhận số buổi đã học thực tế]
B --> C[2. Kế toán tính số tiền hoàn lại theo công thức]
C --> D{3. Quản lý Chi nhánh Phê duyệt}
D -->|Duyệt chi| E[4. Kế toán lập Phiếu chi & Chuyển khoản cho Phụ huynh]
D -->|Từ chối| F[Gửi văn bản phản hồi lý do không đủ điều kiện hoàn phí]
E --> G[5. Hệ thống khóa hồ sơ lớp học & Gửi biên nhận cho Phụ huynh]
📝 Hướng dẫn Thực hiện Chi tiết
📷 Ảnh minh họa cần bổ sung: Màn hình tạo đơn hoàn phí với bảng tính toán chi tiết số buổi đã học và số tiền khấu trừ tự động.
1. Tạo mới Đơn đề nghị Hoàn phí
- Truy cập menu Tài chính & Kế toán → Yêu cầu Hoàn tiền → Bấm "Tạo đơn hoàn phí".
- Chọn Học viên & Lớp học: Tìm tên học viên cần rút hồ sơ.
- Hệ thống tự động hiển thị dữ liệu:
- Tổng học phí đã đóng ban đầu.
- Tổng số buổi của khóa học (ví dụ: 36 buổi).
- Số buổi học viên đã tham gia thực tế (ví dụ: 6 buổi).
- Cấu hình các khoản khấu trừ:
- Khấu trừ học phí 6 buổi đã học: 6 buổi × 200.000đ = 1.200.000đ.
- Khấu trừ tiền sách giáo trình đã bóc seal: 300.000đ.
- Phí hành chính rút hồ sơ (nếu có): 500.000đ.
- Hệ thống tự động tính Số tiền thực hoàn trả cho phụ huynh.
- Thông tin tài khoản nhận tiền: Nhập Tên ngân hàng, Số tài khoản và Tên chủ tài khoản của phụ huynh.
- Bấm "Gửi duyệt yêu cầu".
2. Phê duyệt & Lập Phiếu chi Hoàn tiền
- Quản lý Chi nhánh đăng nhập hệ thống → Mở đơn hoàn phí đang chờ duyệt.
- Kiểm tra tính chính xác của bảng tính và lý do rút học phí → Bấm "Phê duyệt chi tiền".
- Kế toán nhận thông báo đơn đã duyệt:
- Thực hiện chuyển khoản ngân hàng tới số tài khoản của phụ huynh.
- Bấm nút "Xác nhận đã chuyển tiền" → Hệ thống tự động sinh một Phiếu chi hoàn tiền trừ vào Sổ quỹ ngân hàng.
- Hệ thống tự động cập nhật trạng thái ghi danh của học viên thành "Thôi học (Dropped)".
📊 Bảng Trạng thái Đơn Hoàn phí
| Trạng thái | Ý nghĩa nghiệp vụ |
|---|---|
| Chờ xác nhận học vụ (Pending Academic) | Giáo vụ đang kiểm tra lại số buổi điểm danh thực tế |
| Chờ Quản lý duyệt (Pending Approval) | Kế toán đã tính xong số tiền, đang chờ Giám đốc ký duyệt |
| Đã duyệt - Chờ chi tiền (Approved) | Đã phê duyệt, kế toán chuẩn bị chuyển khoản |
| Đã hoàn tiền xong (Completed) | Đã chuyển tiền thành công, đóng hồ sơ hoàn phí |
| Từ chối (Rejected) | Không đủ điều kiện hoàn phí theo quy chế trung tâm |
⚠️ Lưu ý quan trọng
- Chính sách không hoàn phí sau 50% khóa học: Hầu hết các trung tâm quy định không giải quyết hoàn phí nếu học viên đã tham gia quá
50%tổng thời lượng khóa học (chỉ hỗ trợ bảo lưu).