👛 Ví Học viên & Tài khoản Trả trước (Student Wallets)
Màn hình Ví Học viên (/admin/finance/wallets) quản lý tài khoản số dư trả trước của học viên tại trung tâm, cho phép phụ huynh nạp tiền trước để cấn trừ dần vào các khoản học phí, sách vở, đồ ăn bán trú hoặc dịch vụ xe đưa đón.
🎯 Tính năng này dùng để làm gì?
- Quản lý Số dư tiền nạp trước (Prepaid Balance) của từng học viên.
- Phụ huynh nạp tiền một lần (ví dụ: Nạp 20.000.000đ) để hưởng chính sách chiết khấu nạp trước của trung tâm.
- Tự động Cấn trừ học phí định kỳ từ số dư ví khi có hóa đơn mới phát sinh mà phụ huynh không cần chuyển khoản nhiều lần.
- Quản lý Điểm thưởng tích lũy (Reward Points): Tích điểm khi học viên đi học đúng giờ, đạt điểm cao hoặc giới thiệu bạn bè; điểm thưởng có thể đổi thành voucher giảm giá học phí.
👥 Ai sử dụng?
- Kế toán: Nạp tiền vào ví, kiểm tra lịch sử biến động số dư và xử lý rút tiền ví khi học viên tốt nghiệp.
- Tư vấn viên (Sales): Tư vấn các gói nạp tiền trả trước với mức ưu đãi hấp dẫn.
- Phụ huynh: Kiểm tra số dư ví và nạp thêm tiền qua Cổng Phụ huynh (Portal).
📝 Hướng dẫn Thực hiện Chi tiết
📷 Ảnh minh họa cần bổ sung: Màn hình quản lý Ví học viên với số dư hiện tại, lịch sử nạp/trừ tiền và các giao dịch cấn trừ hóa đơn.
1. Nạp Tiền vào Ví Học viên
- Truy cập menu Tài chính & Kế toán → Ví Học viên → Tìm tên học viên.
- Bấm nút "Nạp tiền vào ví".
- Điền thông tin giao dịch:
- Số tiền nạp: Ví dụ: 10.000.000đ.
- Phương thức nộp: Tiền mặt / Chuyển khoản ngân hàng.
- Quỹ tiền nhận: Chọn Quỹ tiền mặt hoặc Tài khoản Ngân hàng.
- Khuyến mãi nạp ví (nếu có): Tặng thêm 500.000đ vào ví theo chương trình khuyến mãi.
- Bấm "Xác nhận Nạp tiền". Hệ thống sẽ in phiếu thu nạp ví và cộng ngay vào số dư khả dụng của học viên.
2. Cấn trừ Học phí từ Ví Học viên
Khi phát sinh hóa đơn học phí mới cho học viên:
- Trong màn hình Hóa đơn, bấm "Thanh toán" → Chọn phương thức "Trừ từ Ví Học viên".
- Hệ thống kiểm tra số dư:
- Nếu số dư ví ≥ Tổng tiền hóa đơn: Tự động trừ đủ 100% và chuyển hóa đơn sang trạng thái Đã thanh toán.
- Nếu số dư ví < Tổng tiền hóa đơn: Hệ thống sẽ trừ hết số dư trong ví và chuyển hóa đơn sang Thanh toán một phần, phần còn lại phụ huynh đóng thêm tiền mặt/chuyển khoản.
- Gửi tin nhắn biến động số dư ví cho phụ huynh qua ứng dụng.
📊 Bảng Lịch sử Biến động Số dư Ví
| Loại biến động | Ký hiệu | Tác động số dư | Diễn giải ví dụ |
|---|---|---|---|
| Nạp tiền | ➕ | Tăng số dư | Phụ huynh nạp 10.000.000đ chuyển khoản |
| Thưởng khuyến mãi | ➕ | Tăng số dư | Trung tâm tặng 500.000đ nhân dịp sinh nhật |
| Thanh toán hóa đơn | ➖ | Giảm số dư | Cấn trừ 4.500.000đ cho khóa học tiếng Anh K12 |
| Rút tiền hoàn lại | ➖ | Giảm số dư | Hoàn trả 2.000.000đ số dư thừa khi học viên chuyển trường |
⚠️ Lưu ý quan trọng
- Xác nhận từ phụ huynh khi rút tiền ví: Mọi yêu cầu rút tiền mặt từ số dư ví còn thừa bắt buộc phải có đơn đề nghị và chữ ký xác nhận của chính phụ huynh đứng tên hồ sơ.