⚙️ Thiết lập & Cấu hình Chính sách Vận hành
Sau khi hoàn thành bước khởi tạo ban đầu, Quản lý trung tâm cần thiết lập các quy chế và chính sách vận hành để hệ thống tự động áp dụng trong suốt quá trình hoạt động.
🎯 Tính năng này dùng để làm gì?
- Chuẩn hóa các quy tắc điểm danh, tính số phút đi muộn và giới hạn vắng học.
- Thiết lập quy chế tính điểm tổng kết và điều kiện cấp chứng chỉ tốt nghiệp.
- Cấu hình thông báo tự động (qua Email / Zalo / App) cho phụ huynh và học viên.
- Quy định chính sách hoàn phí, bảo lưu và hạn thanh toán học phí.
👥 Ai sử dụng?
- Chủ trung tâm / Ban Giám đốc: Phê duyệt các quy chế học thuật và chính sách tài chính.
- Quản lý Chi nhánh & Giáo vụ trưởng: Trực tiếp cấu hình và kiểm tra việc áp dụng.
📋 Các Nhóm Chính sách Cần Cấu hình
📝 Hướng dẫn Cấu hình Chi tiết
1. Cấu hình Quy định Chuyên cần & Điểm danh
Đường dẫn: Hệ thống → Cấu hình Chính sách → Tab Học vụ
| Tham số | Giá trị gợi ý | Ý nghĩa nghiệp vụ |
|---|---|---|
| Thời gian tính đi muộn | 15 phút | Học viên check-in sau 15 phút đầu giờ sẽ bị ghi nhận là "Đi muộn". |
| Tỷ lệ chuyên cần tối thiểu | 80% | Học viên phải tham gia ít nhất 80% số buổi mới đủ điều kiện thi cuối khóa và nhận chứng chỉ. |
| Số buổi vắng tối đa cho phép | 3 buổi | Khi học viên vắng quá 3 buổi, hệ thống sẽ gửi cảnh báo tự động cho Giáo vụ và Phụ huynh. |
2. Cấu hình Công thức Tính Điểm Tổng kết (Gradebook Schema)
Đường dẫn: Học thuật → Danh mục Học thuật → Thang điểm & Công thức
Hệ thống cho phép tùy biến trọng số điểm theo từng môn học:
Điểm Tổng kết = (Chuyên cần × 10\%) + (Bài tập về nhà × 30\%) + (Điểm Giữa kỳ × 20\%) + (Điểm Cuối kỳ × 40\%)
- Thiết lập điểm chuẩn đạt (Passing Score): Ví dụ
5.0/10hoặc6.5/9.0(IELTS). - Tự động xếp loại học lực: Xuất sắc (≥ 9.0), Giỏi (≥ 8.0), Khá (≥ 6.5), Đạt (≥ 5.0), Chưa đạt (< 5.0).
3. Cấu hình Chính sách Học phí & Hạn Nộp
Đường dẫn: Tài chính → Cài đặt Tài chính
- Thời hạn thanh toán hóa đơn (Due Days): Mặc định
7 ngàykể từ ngày phát hành hóa đơn. - Cảnh báo công nợ: Tự động gửi tin nhắc đóng tiền trước
3 ngàytrước hạn và vào ngày đến hạn. - Quy tắc bảo lưu học phí: Cho phép bảo lưu tối đa
90 ngàykhi học viên có đơn xin phép hợp lệ.
4. Cấu hình Mẫu In Chứng từ (Phiếu thu & Hợp đồng)
Đường dẫn: Hệ thống → Mẫu Hệ thống (Templates)
- Chọn mẫu in Phiếu thu học phí: Tùy chỉnh khổ giấy (A4 / A5 / K80 in nhiệt), chèn Logo trung tâm, lời cảm ơn và số hotline hỗ trợ.
- Chọn mẫu Hợp đồng đào tạo: Soạn thảo các điều khoản cam kết đầu ra, quyền lợi và nghĩa vụ của học viên.
⚠️ Lưu ý khi Thay đổi Chính sách
- Hiệu lực chính sách: Việc thay đổi công thức tính điểm hoặc tỷ lệ chuyên cần sẽ áp dụng cho các lớp học được tạo mới sau thời điểm lưu cấu hình. Các lớp đã kết thúc sẽ giữ nguyên kết quả lịch sử.
- Quyền hạn sửa đổi: Chỉ tài khoản có vai trò
Super AdminhoặcCenter Managermới có quyền truy cập màn hình Cấu hình Chính sách.