Chuyển tới nội dung chính

❓ Câu hỏi Thường gặp & Xử lý Sự cố Vận hành (FAQ)

Tổng hợp các câu hỏi và tình huống sự cố thường gặp nhất của các bộ phận Giáo vụ, Kế toán, Tư vấn viên và Giáo viên cùng hướng dẫn xử lý từng bước.

📚 1. Nghiệp vụ Đào tạo & Học vụ (Academic)​

Q1: Vì sao tôi không thể xếp thêm học viên vào một lớp học cụ thể?​

Nguyên nhân: Lớp học đã đạt Sĩ số tối đa (Class Capacity) hoặc phòng học được gán cho lớp đã hết chỗ ngồi theo cấu hình sức chứa.

Cách xử lý:

  1. Mở chi tiết Lớp học → Kiểm tra mục Sĩ số tối đa.
  2. Nếu phòng học thực tế đủ rộng để kê thêm bàn: Bấm sửa lớp học để tăng sĩ số tối đa (cần sự đồng ý của Quản lý Chi nhánh).
  3. Hoặc chuyển học viên sang một lớp khác cùng trình độ còn chỗ trống.

Q2: Vì sao học viên đã hoàn thành khóa học nhưng hệ thống không cho phép cấp chứng chỉ?​

Nguyên nhân: Học viên chưa thỏa mãn đồng thời 3 điều kiện xét duyệt tự động:

  1. Tỷ lệ chuyên cần < 80% (nghỉ học quá số buổi quy định).
  2. Điểm tổng kết khóa học chưa đạt điểm chuẩn qua môn.
  3. Còn nợ học phí (chưa hoàn tất 100% nghĩa vụ tài chính).

Cách xử lý: Kiểm tra tab Sổ điểm và tab Học phí của học viên để giải quyết các điều kiện còn thiếu trước khi bấm cấp lại chứng chỉ.

💰 2. Nghiệp vụ Tài chính & Kế toán (Finance)​

Q3: Phụ huynh đã quét mã VietQR chuyển khoản nhưng hóa đơn trên phần mềm chưa tự động gạch nợ?​

Nguyên nhân: Có thể do phụ huynh tự gõ chuyển khoản bằng tay và nhập sai nội dung hoặc thiếu mã hóa đơn (ví dụ gõ Dong hoc phi cho con thay vì mã HD0089).

Cách xử lý:

  1. Truy cập menu Tài chính → Đối soát Thanh toán → Tab "Giao dịch chưa khớp (Tiền treo)".
  2. Tìm dòng giao dịch tiền về của phụ huynh.
  3. Bấm "Gán vào Hóa đơn" → Chọn đúng tên học sinh để gạch nợ thủ công.

Q4: Tôi có thể xóa một Phiếu thu đã in bị sai số tiền không?​

Nguyên nhân: Để đảm bảo nguyên tắc minh bạch kế toán, hệ thống không cho phép xóa vĩnh viễn phiếu thu đã phát hành.

Cách xử lý: Bấm nút "Hủy phiếu thu" → Nhập lý do hủy (ví dụ: Gõ nhầm số tiền) → Sau đó lập Phiếu thu mới với số tiền chính xác.

🎯 3. Nghiệp vụ Tuyển sinh & Khách hàng (CRM)​

Q5: Tại sao tôi không thấy Lead mới được phân bổ cho mình?​

Nguyên nhân:

  1. Tài khoản của bạn đang ở trạng thái Tạm nghỉ / Offline trong ca trực.
  2. Chi nhánh của bạn đã hết khách hàng mới trong khung giờ đó.

Cách xử lý: Kiểm tra lại trạng thái trực ca trên thanh công cụ góc trên hoặc liên hệ Sales Leader để được phân bổ thủ công.

👥 4. Tài khoản & Đăng nhập​

Q6: Giáo viên dạy ở 2 chi nhánh khác nhau thì đăng nhập như thế nào?​

Cách xử lý: Giáo viên chỉ cần sử dụng 01 tài khoản đăng nhập duy nhất. Trên thanh menu trên cùng, bấm vào menu "Chọn Chi nhánh" để chuyển đổi qua lại giữa 2 cơ sở mà không cần đăng xuất.

Q7: Phụ huynh quên mật khẩu đăng nhập vào Cổng Portal thì xử lý ra sao?​

Cách xử lý:

  1. Phụ huynh có thể bấm nút "Quên mật khẩu" ngay trên màn hình đăng nhập Portal để nhận mã OTP qua SMS.
  2. Hoặc Giáo vụ có thể vào Hồ sơ Phụ huynh trên trang Admin và bấm nút "Đặt lại mật khẩu mặc định" gửi cho phụ huynh.

🔗 Xem thêm​