Chuyển tới nội dung chính

📑 Quản lý Công nợ Học viên & Nhắc nợ Tự động (Receivables)

Màn hình Quản lý Công nợ (/admin/finance/debts) giúp phòng Kế toán và Tư vấn viên kiểm soát chặt chẽ các khoản học phí chưa thanh toán đủ, hạn chế tối đa rủi ro nợ xấu và thu hồi học phí đúng hạn.

🎯 Tính năng này dùng để làm gì?​

  • Thống kê toàn bộ danh sách học viên đang còn nợ học phí tại từng chi nhánh.
  • Phân loại công nợ theo thời gian: Nợ trong hạn và Nợ quá hạn (Overdue) (Quá hạn 1-7 ngày, 8-30 ngày, trên 30 ngày).
  • Quản lý lịch hẹn nộp học phí đợt tiếp theo của phụ huynh.
  • Tự động gửi tin nhắn SMS / Zalo / Email nhắc nợ: Gửi kèm link thanh toán trực tuyến và số tiền còn thiếu.
  • Cảnh báo tự động đến bộ phận Giáo vụ khi học viên nợ quá hạn vượt quá số buổi cho phép.

👥 Ai sử dụng?​

  • Kế toán viên: Theo dõi dòng tiền phải thu, gửi thông báo nhắc nợ và đối soát số tiền đã thu hồi.
  • Tư vấn viên (Sales): Chăm sóc phụ huynh và đôn đốc thanh toán các đợt tiếp theo.
  • Quản lý Chi nhánh: Giám sát tổng tỷ lệ nợ đọng của cơ sở.

🔄 Sơ đồ Quy trình Thu hồi Công nợ​

📝 Hướng dẫn Thực hiện Chi tiết​

📷 Ảnh minh họa cần bổ sung: Màn hình Quản lý Công nợ với bảng phân nhóm tuổi nợ và nút "Gửi nhắc nợ hàng loạt".

1. Tra cứu & Lọc Danh sách Học viên Nợ phí​

  1. Truy cập menu Tài chính & Kế toán → Quản lý Công nợ.
  2. Sử dụng bộ lọc:
    • Lọc theo Lớp học hoặc Chi nhánh.
    • Lọc theo Nhóm tuổi nợ: Đến hạn hôm nay / Quá hạn 1-7 ngày / Quá hạn > 30 ngày.
  3. Bảng hiển thị thông tin chi tiết: Tên học viên, Tên phụ huynh, Số điện thoại, Tổng học phí, Đã đóng, Số tiền còn thiếu, và Hạn nộp.

2. Gửi Tin nhắn Nhắc nợ Hàng loạt​

  1. Tích chọn các học viên cần nhắc nợ trên danh sách.
  2. Bấm nút "Gửi thông báo nhắc nợ".
  3. Chọn mẫu tin nhắn: Mẫu nhắc nợ nhẹ nhàng trước hạn hoặc Mẫu cảnh báo quá hạn.
  4. Bấm "Gửi ngay": Hệ thống sẽ tự động gửi tin nhắn kèm đường link chứa mã VietQR với số tiền chính xác tới điện thoại phụ huynh.

3. Cập nhật Lịch hẹn Nộp phí Mới (Khách xin lùi hạn)​

Khi phụ huynh gọi điện xin lùi ngày đóng tiền:

  1. Bấm vào dòng công nợ của học viên → Chọn "Gia hạn nộp phí".
  2. Chọn Ngày hẹn mới (ví dụ: lùi thêm 5 ngày).
  3. Nhập lý do (ví dụ: Phụ huynh chờ ngày nhận lương).
  4. Bấm "Xác nhận gia hạn". Hệ thống sẽ cập nhật lại hạn nộp và tạm hoãn các tin nhắn nhắc nợ tự động cho đến ngày hẹn mới.

⚠️ Lưu ý quan trọng​

  • Chính sách khóa quyền làm bài / Điểm danh: Trung tâm có thể bật tính năng tự động cảnh báo giáo viên khi học viên nợ học phí quá 3 buổi học liên tiếp để nhắc gia đình hoàn tất nghĩa vụ học phí.

🔗 Tính năng Liên quan​