💸 Quản lý Thu Chi & Giao dịch Vận hành (Transactions)
Màn hình Giao dịch Thu Chi (/admin/finance/transactions) giúp kế toán và thủ quỹ quản lý mọi dòng tiền vào và dòng tiền ra của trung tâm giáo dục, đảm bảo không thất thoát ngân quỹ.
🎯 Tính năng này dùng để làm gì?
- Lập Phiếu thu (Income): Ghi nhận các nguồn thu ngoài học phí (tiền bán đồng phục, lệ phí thi lại, thu tiền tài trợ sự kiện...).
- Lập Phiếu chi (Expense): Ghi nhận mọi chi phí vận hành cơ sở (tiền thuê mặt bằng, hóa đơn tiền điện nước, chi phí văn phòng phẩm, chi phí chạy quảng cáo Facebook/Google, chi tiếp khách...).
- Phân loại chi phí theo Hạng mục thu chi (Categories) để lập báo cáo tài chính lãi/lỗ (P&L).
- Đính kèm hóa đơn đỏ (VAT), chứng từ mua hàng và chữ ký duyệt chi của Giám đốc cơ sở.
👥 Ai sử dụng?
- Kế toán viên / Thủ quỹ: Lập phiếu thu, phiếu chi và kiểm soát hóa đơn chứng từ.
- Quản lý Chi nhánh: Phê duyệt các đề xuất chi tiêu trong hạn mức chi nhánh.
- Chủ trường: Kiểm tra báo cáo tổng kết chi phí và dòng tiền thực tế.
📝 Hướng dẫn Thực hiện Chi tiết
📷 Ảnh minh họa cần bổ sung: Màn hình danh sách Giao dịch Thu Chi với tổng thu, tổng chi và số dư chênh lệch trong tháng.
1. Lập Phiếu Chi Vận hành (Expense Voucher)
- Truy cập menu Tài chính & Kế toán → Quản lý Thu Chi → Bấm "Tạo phiếu chi".
- Thông tin chứng từ:
- Loại giao dịch: Phiếu chi (Chi phí vận hành).
- Hạng mục chi: Chọn danh mục (ví dụ: Tiền điện nước, Mua giáo cụ học tập, Chi phí Marketing).
- Số tiền chi: Ví dụ: 1.500.000đ.
- Sổ quỹ xuất tiền: Chọn Quỹ tiền mặt hoặc Tài khoản Ngân hàng chi nhánh.
- Người nhận tiền: Tên người nhận hoặc đơn vị cung cấp dịch vụ.
- Nội dung diễn giải: Ghi rõ lý do chi (ví dụ: Thanh toán tiền in ấn tờ rơi khai giảng tháng 9).
- Tải lên chứng từ: Đính kèm ảnh chụp hóa đơn bán lẻ hoặc biên lai chuyển khoản.
- Bấm "Lưu phiếu chi". Hệ thống sẽ tự động trừ số tiền tương ứng khỏi số dư Sổ quỹ.
2. Lập Phiếu Thu Khác (Income Voucher)
- Bấm "Tạo phiếu thu".
- Chọn Hạng mục thu (ví dụ: Thu tiền xe buýt đưa đón, Thu tiền đồ ăn nhẹ bán trú).
- Nhập số tiền thu, người nộp tiền và quỹ tiền nhận.
- Bấm "Lưu & In phiếu thu" để gửi liên 2 cho người nộp tiền.
📊 Bảng Phân loại Hạng mục Thu Chi Mẫu
| Nhóm giao dịch | Hạng mục gợi ý | Mục đích theo dõi |
|---|---|---|
| 🟢 Dòng tiền Thu | Thu học phí khóa học, Thu tiền sách giáo trình, Thu lệ phí thi thử, Phí dịch vụ đưa đón | Tổng doanh thu theo từng mảng hoạt động |
| 🔴 Chi phí Trực tiếp | Lương giờ dạy giáo viên, Tiền in ấn sách bài tập, Quà tặng học sinh giỏi | Giá vốn đào tạo trực tiếp của lớp học |
| 🔴 Chi phí Vận hành | Thuê mặt bằng, Điện nước internet, Lương nhân viên hành chính, Văn phòng phẩm | Chi phí cố định hàng tháng của cơ sở |
| 🔴 Chi phí Tiếp thị | Ngân sách chạy quảng cáo, Tiền thiết kế banner, Chi phí tổ chức sự kiện khai giảng | Đánh giá hiệu quả chi phí tuyển sinh |
⚠️ Lưu ý quan trọng
- Duyệt chi vượt hạn mức: Trung tâm có thể thiết lập quy định: Các khoản chi trên
5.000.000đbắt buộc phải có tài khoản Quản lý Chi nhánh hoặc Chủ trường bấm phê duyệt trực tuyến trên hệ thống trước khi thủ quỹ được xuất tiền mặt.