📅 Quản lý Lịch hẹn Tư vấn & Kiểm tra Trình độ (Appointments)
Màn hình Lịch hẹn Tư vấn (/admin/crm/appointments) giúp đội ngũ tuyển sinh quản lý tất cả các cuộc hẹn gặp khách hàng tại trung tâm, sắp xếp giáo viên chấm test và kiểm soát tỷ lệ khách đến hẹn (Show-up rate).
🎯 Tính năng này dùng để làm gì?
- Lên lịch hẹn kiểm tra trình độ đầu vào (Placement Test) hoặc lịch tư vấn 1-1 với phụ huynh.
- Phân công giáo viên chấm phần thi Nói (Speaking) hoặc chuyên viên tư vấn tiếp đón.
- Chọn phòng kiểm tra / phòng tư vấn để tránh trùng phòng.
- Tự động gửi tin nhắn SMS / Zalo nhắc lịch: Nhắc phụ huynh trước 24 giờ và trước 2 giờ trước giờ hẹn.
- Ghi nhận kết quả buổi hẹn (Đến đúng giờ, Đến muộn, Hủy hẹn, Khách không đến).
👥 Ai sử dụng?
- Tư vấn Tuyển sinh (Sales): Người đặt lịch hẹn và tiếp đón khách hàng.
- Giáo viên khảo thí: Được phân công để phỏng vấn và chấm điểm bài test đầu vào.
- Lễ tân trung tâm: Xem danh sách khách hẹn trong ngày để đón tiếp và hướng dẫn vào phòng.
📝 Hướng dẫn Thực hiện Chi tiết
📷 Ảnh minh họa cần bổ sung: Màn hình Lịch hẹn dạng Calendar và danh sách các cuộc hẹn trong ngày được phân loại theo màu sắc trạng thái.
1. Tạo mới Cuộc hẹn Tư vấn / Test Đầu vào
- Truy cập menu Tuyển sinh & Khách hàng → Lịch hẹn Tư vấn → Bấm "Tạo lịch hẹn mới".
- Chọn Khách hàng: Chọn tên Lead đang chăm sóc (hoặc nhập nhanh họ tên và số điện thoại khách mới).
- Loại cuộc hẹn:
- Kiểm tra đầu vào (Placement Test).
- Tư vấn khóa học trực tiếp tại trung tâm.
- Tư vấn trực tuyến qua Zoom / Google Meet.
- Thời gian & Địa điểm:
- Ngày và giờ hẹn (ví dụ: 10:00 - 11:00 Thứ 7 ngày 15/09).
- Chọn Phòng tiếp khách hoặc Phòng Test.
- Nhân sự phụ trách:
- Chọn Chuyên viên tư vấn tiếp đón.
- Chọn Giáo viên chấm test (nếu có).
- Bấm "Lưu lịch hẹn & Gửi tin nhắn xác nhận". Hệ thống sẽ tự động gửi tin nhắn xác nhận lịch kèm định vị địa chỉ trung tâm đến số điện thoại của phụ huynh.
2. Ghi nhận Kết quả sau Buổi hẹn
Sau khi buổi hẹn diễn ra, tư vấn viên mở lại lịch hẹn để cập nhật kết quả:
- Khách đã đến (Showed Up): Nhập điểm bài test đầu vào, đính kèm file bài làm và chuyển trạng thái Lead sang Đã tư vấn (Consulted).
- Khách xin dời lịch (Rescheduled): Chọn ngày giờ hẹn mới và lý do dời lịch.
- Khách không đến (No-Show): Hệ thống sẽ tự động tạo một nhiệm vụ nhắc tư vấn viên gọi điện hỏi thăm và chăm sóc lại sau 1 ngày.
📊 Bảng Trạng thái Lịch hẹn
| Trạng thái | Ý nghĩa nghiệp vụ |
|---|---|
| Đã lên lịch (Scheduled) | Cuộc hẹn đã được xác nhận, đang chờ đến ngày giờ gặp |
| Đã hoàn thành (Completed) | Khách đã đến cơ sở, đã tư vấn hoặc test xong |
| Đã dời lịch (Rescheduled) | Khách báo bận và đã hẹn sang một khung giờ khác |
| Khách không đến (No Show) | Khách không đến và không liên lạc báo trước |
| Đã hủy (Cancelled) | Cuộc hẹn bị hủy do khách không còn nhu cầu |
⚠️ Lưu ý quan trọng
- Chuẩn bị đề test trước giờ hẹn: Đối với các buổi hẹn kiểm tra trình độ, hãy kiểm tra máy tính phòng test hoặc in sẵn đề thi trước 15 phút để tạo ấn tượng chuyên nghiệp với gia đình.