🔄 Thiết lập Kịch bản & Quy trình Tự động (Workflows Builder)
Màn hình Quy trình Workflow (/admin/automation/workflows) là công cụ kéo thả trực quan giúp người dùng không cần biết lập trình vẫn có thể tự tay tạo ra các kịch bản tự động hóa thông minh cho trung tâm.
🎯 Tính năng này dùng để làm gì?
- Tự động hóa các tác vụ lặp đi lặp lại trong quá trình vận hành trung tâm:
- Kịch bản Chào mừng Học viên mới: Gửi email thông tin lớp học + Mã đăng nhập Portal + Hướng dẫn cài app ngay khi đăng ký.
- Kịch bản Chăm sóc Học viên Vắng học: Khi điểm danh vắng 2 buổi liên tiếp → Tự động tạo Task nhắc Giáo vụ gọi điện hỏi thăm.
- Kịch bản Nhắc nợ Học phí tự động: Tự động gửi tin nhắn VietQR trước 3 ngày đến hạn đóng tiền.
- Kịch bản Tái tuyển sinh (Re-enrollment): Gửi ưu đãi giảm giá khóa học tiếp theo trước khi kết thúc khóa cũ 15 ngày.
👥 Ai sử dụng?
- Ban Giám đốc, Trưởng phòng Marketing & Giáo vụ trưởng: Thiết kế và kích hoạt các kịch bản tự động.
📝 Hướng dẫn Thực hiện Chi tiết
📷 Ảnh minh họa cần bổ sung: Giao diện Trình dựng Workflow trực quan dạng sơ đồ khối kết nối giữa Khối Sự kiện, Khối Điều kiện và Khối Hành động.
1. Tạo Kịch bản Tự động "Chăm sóc Học viên Vắng học"
- Truy cập menu Tự động hóa → Quy trình Workflow → Bấm "Tạo Workflow mới".
- Đặt tên quy trình: Tự động nhắc nhở khi học viên vắng học.
- Bước 1: Chọn Sự kiện Kích hoạt (Trigger):
- Chọn sự kiện:
Buổi học được điểm danh.
- Chọn sự kiện:
- Bước 2: Thêm Điều kiện Lọc (Condition):
- Thêm điều kiện: Trạng thái điểm danh =
Vắng không phép (Unexcused).
- Thêm điều kiện: Trạng thái điểm danh =
- Bước 3: Thêm Hành động Thực thi (Actions):
- Hành động 1: Gửi tin nhắn Zalo cho Phụ huynh với nội dung: "Kính gửi phụ huynh, hôm nay em
{ten_hoc_sinh}vắng mặt trong buổi học lúc{gio_hoc}lớp{ten_lop}...". - Hành động 2: Tạo một Công việc (Task) giao cho Giáo vụ chi nhánh: "Liên hệ phụ huynh xác minh lý do vắng của em
{ten_hoc_sinh}".
- Hành động 1: Gửi tin nhắn Zalo cho Phụ huynh với nội dung: "Kính gửi phụ huynh, hôm nay em
- Bấm "Lưu & Kích hoạt Workflow".
📊 Bảng Danh mục Sự kiện Kích hoạt Tiêu chuẩn
| Nhóm nghiệp vụ | Sự kiện kích hoạt có sẵn trong hệ thống |
|---|---|
| 🎯 Tuyển sinh | Có Lead mới tiếp nhận, Lead đổi sang trạng thái Hẹn lịch, Lead chuyển thành Học viên |
| 📚 Học vụ | Mở lớp học mới, Buổi học điểm danh xong, Học viên nộp bài tập, Có điểm thi mới |
| 💰 Tài chính | Hóa đơn mới phát hành, Hóa đơn thanh toán thành công, Hóa đơn quá hạn thanh toán |
| 👥 Nhân sự | Nhân viên nộp đơn xin nghỉ phép, Hợp đồng lao động sắp hết hạn |