💰 Tổng quan Phân hệ Tài chính & Kế toán (Finance)
Phân hệ Tài chính & Kế toán là trung tâm quản lý dòng tiền của trung tâm giáo dục, kiểm soát chặt chẽ toàn bộ các khoản thu học phí, chi phí vận hành, công nợ học viên và số dư các tài khoản quỹ.
🎯 Phân hệ này dùng để làm gì?
- Quản lý Hóa đơn học phí (Invoices): Tự động tính học phí theo gói, áp dụng voucher giảm giá và xuất phiếu thu.
- Ghi nhận Thu - Chi linh hoạt: Thu tiền mặt tại quầy, chuyển khoản ngân hàng (quét mã VietQR) hoặc quẹt thẻ POS.
- Kiểm soát Công nợ học viên (Receivables): Theo dõi học viên đóng nhiều đợt, tự động gửi tin nhắn nhắc nộp học phí khi đến hạn.
- Quản lý Sổ quỹ (Cash & Bank Ledgers): Theo dõi dòng tiền thực tế của từng quỹ tiền mặt cơ sở và tài khoản ngân hàng.
- Xử lý Hoàn phí & Rút hồ sơ (Refunds) theo đúng quy chế tài chính của trung tâm.
- Tự động đối soát giao dịch ngân hàng và cung cấp báo cáo doanh thu theo ngày, tháng, khóa học.
👥 Ai sử dụng?
- Kế toán viên / Thủ quỹ: Xuất hóa đơn, thu tiền, chi tiền và in phiếu thu cho học viên.
- Tư vấn viên (Sales): Lập đơn đăng ký học và hướng dẫn phụ huynh đóng học phí.
- Quản lý Chi nhánh & Chủ trường: Giám sát doanh thu thực thu, nợ đọng và phê duyệt các phiếu chi ngân sách.
🔄 Sơ đồ Luồng Thu Học phí & Kế toán
📋 Danh mục Các Tính năng Cốt lõi
| Tính năng | Mục đích nghiệp vụ | Đối tượng thực hiện |
|---|---|---|
| Quản lý Hóa đơn | Phát hành hóa đơn, thu tiền theo đợt, in phiếu thu A4/A5/K80. | Kế toán, Tư vấn viên |
| Quản lý Thu Chi | Lập phiếu thu - phiếu chi vận hành (tiền điện, mua sắm vật tư, quảng cáo). | Kế toán, Thủ quỹ |
| Quản lý Công nợ | Danh sách học viên chưa đóng đủ học phí, lịch hẹn đóng đợt tiếp theo. | Kế toán |
| Sổ quỹ & Tiền gửi | Quản lý số dư tiền mặt tại két và tài khoản ngân hàng chi nhánh. | Kế toán trưởng, Quản lý |
| Yêu cầu Hoàn tiền | Tiếp nhận và xét duyệt đơn xin hoàn trả học phí khi thôi học. | Kế toán, Quản lý |
| Đối soát Thanh toán | Khớp lệnh chuyển khoản ngân hàng tự động và đối soát cổng thanh toán. | Kế toán |
| Danh mục Bảng giá | Thiết lập bảng giá các gói học phí, phí tài liệu, phí đồng phục. | Quản lý, Kế toán |
⚠️ Lưu ý Quan trọng trong Kế toán Giáo dục
- Khóa sổ cuối ngày: Thủ quỹ nên thực hiện kiểm đếm tiền mặt tại két và chốt số dư sổ quỹ vào cuối mỗi ngày làm việc.
- Không xóa phiếu thu đã in: Nếu có sai sót về số tiền, kế toán cần lập "Phiếu điều chỉnh / Phiếu hủy" có ghi rõ lý do thay vì xóa hẳn dữ liệu để đảm bảo tính minh bạch khi kiểm toán.