🎓 Đăng ký Nhập học, Xếp lớp & Chuyển lớp (Enrollment)
Màn hình Đăng ký Học & Xếp lớp (/admin/academic/enrollments) quản lý toàn bộ quá trình gắn kết giữa học viên với các lớp học cụ thể, xử lý mọi thay đổi trong suốt quá trình theo học của học viên tại trung tâm.
🎯 Tính năng này dùng để làm gì?
- Tiếp nhận học viên mới từ phễu tư vấn Tuyển sinh (CRM) để xếp vào lớp học phù hợp.
- Quản lý trạng thái ghi danh của học viên (Chờ xếp lớp, Đang học, Bảo lưu, Đã chuyển lớp, Đã hoàn thành, Đã thôi học).
- Thực hiện thủ tục Chuyển lớp (chuyển sang lớp khác cùng trình độ hoặc chuyển chi nhánh).
- Thực hiện thủ tục Bảo lưu học phí & khóa học khi học viên có việc bận đột xuất.
- Xử lý thủ tục Rút hồ sơ / Thôi học và chuyển thông tin sang bộ phận Kế toán để đối soát hoàn phí (nếu có).
👥 Ai sử dụng?
- Tư vấn Tuyển sinh (Sales / Admissions): Lập phiếu đăng ký học sau khi tư vấn thành công.
- Giáo vụ: Duyệt xếp học viên vào lớp học cụ thể, kiểm tra sĩ số và xử lý đơn chuyển lớp, bảo lưu.
- Kế toán: Kiểm tra tình trạng thanh toán học phí trước khi kích hoạt trạng thái học chính thức.
🔄 Vòng đời Trạng thái Ghi danh (Enrollment Lifecycle)
📝 Hướng dẫn Thực hiện Chi tiết
📷 Ảnh minh họa cần bổ sung: Màn hình danh sách Ghi danh học viên với các nút chức năng: Xếp lớp, Chuyển lớp, Bảo lưu.
1. Quy trình Ghi danh & Xếp Lớp cho Học viên Mới
- Truy cập menu Đào tạo & Học vụ → Đăng ký & Xếp lớp → Bấm "Đăng ký học mới".
- Bước 1: Chọn Học viên: Tìm kiếm học viên theo Tên hoặc Số điện thoại (nếu là học viên mới, bấm Thêm nhanh học viên).
- Bước 2: Chọn Khóa học & Lớp học:
- Chọn Chương trình đào tạo.
- Chọn Lớp học mong muốn (hệ thống sẽ hiển thị sĩ số hiện tại, ví dụ: 12/15 học viên).
- Chọn Gói học phí áp dụng.
- Bước 3: Xác nhận Ghi danh:
- Bấm "Lưu hồ sơ ghi danh".
- Hệ thống sẽ tự động thêm học viên vào danh sách lớp và sinh hóa đơn học phí tương ứng chuyển sang phân hệ Kế toán.
2. Quy trình Chuyển Lớp cho Học viên
Khi học viên bị trùng lịch cá nhân và có nguyện vọng đổi sang lớp khác:
- Tìm tên học viên trong danh sách Ghi danh → Bấm nút "Thao tác" → Chọn "Chuyển lớp".
- Chọn Lớp học mới muốn chuyển đến.
- Chọn Ngày bắt đầu học tại lớp mới:
- Hệ thống sẽ tự động tính toán số buổi học viên đã tham gia tại lớp cũ.
- Chuyển toàn bộ dữ liệu điểm danh và kết quả học tập sang lớp mới.
- Nhập lý do chuyển lớp (ví dụ: Đổi ca làm việc) → Bấm "Xác nhận chuyển lớp".
3. Quy trình Bảo lưu Khóa học
- Trong danh sách ghi danh, chọn học viên xin bảo lưu → Chọn "Bảo lưu".
- Nhập các thông tin bảo lưu:
- Ngày bắt đầu bảo lưu.
- Thời hạn bảo lưu tối đa: Ví dụ 90 ngày (theo chính sách trung tâm).
- Lý do bảo lưu: Đính kèm đơn xin bảo lưu của phụ huynh (nếu có).
- Bấm "Xác nhận bảo lưu". Hệ thống sẽ tạm khóa tên học viên trong danh sách điểm danh lớp và bảo lưu số buổi học còn lại.
📊 Bảng Trạng thái Ghi danh
| Trạng thái | Ý nghĩa nghiệp vụ | Quyền lợi & Thao tác |
|---|---|---|
| Chờ xếp lớp (Pending) | Đã đăng ký nhưng chưa chọn được lớp phù hợp | Có tên trong hàng đợi chờ mở lớp mới |
| Đang học (Active) | Đang tham gia học chính thức tại lớp | Có tên trên bảng điểm danh, xem bài tập |
| Bảo lưu (Suspended) | Tạm dừng học tập có thời hạn | Không tính chuyên cần trong thời gian bảo lưu |
| Đã chuyển lớp (Transferred) | Đã chuyển sang học tại lớp khác | Hồ sơ tại lớp cũ được lưu lịch sử |
| Hoàn thành (Completed) | Đã học xong và đạt yêu cầu khóa học | Được xét cấp chứng chỉ |
| Thôi học (Dropped) | Rút hồ sơ hoặc hủy không tiếp tục học | Chuyển sang Kế toán đối soát |
⚠️ Lưu ý quan trọng
- Kiểm tra sĩ số trước khi chuyển lớp: Không thể chuyển học viên vào lớp đã đạt sĩ số tối đa (trừ khi có sự phê duyệt đặc biệt từ Quản lý Chi nhánh).
- Bảo lưu quá hạn: Khi hết thời hạn bảo lưu mà học viên không liên hệ đi học lại, hệ thống sẽ gửi cảnh báo đến bộ phận Tư vấn Tuyển sinh để gọi điện chăm sóc.