📨 Quản lý Yêu cầu Học viên & Đơn Từ (Student Requests)
Màn hình Yêu cầu Học viên (/admin/academic/student-requests) là trung tâm dịch vụ khách hàng số của trung tâm, giúp bộ phận Giáo vụ tiếp nhận, phân loại và xử lý các nguyện vọng của học sinh và gia đình một cách minh bạch, nhanh chóng.
🎯 Tính năng này dùng để làm gì?
- Tiếp nhận trực tuyến các loại đơn gửi từ Cổng Học viên / Phụ huynh (Portal):
- Đơn xin nghỉ phép (nghỉ ốm, bận việc gia đình).
- Đơn đăng ký học bù cho các buổi đã nghỉ.
- Đơn xin chuyển lớp / đổi ca học.
- Đơn xin bảo lưu khóa học.
- Đơn xin phúc khảo bài thi / bài kiểm tra.
- Phân công nhân sự phụ trách và theo dõi thời gian phản hồi (SLA).
- Tự động đồng bộ kết quả duyệt vào hệ thống điểm danh và thời khóa biểu.
👥 Ai sử dụng?
- Giáo vụ: Xem xét tính hợp lệ của đơn, duyệt hoặc từ chối kèm phản hồi lý do.
- Giáo viên: Được tự động thông báo khi có học sinh trong lớp được duyệt nghỉ phép.
- Phụ huynh & Học viên: Gửi đơn và theo dõi tiến độ phê duyệt trên Cổng Portal.
🔄 Quy trình Tiếp nhận & Phê duyệt Đơn
📝 Hướng dẫn Thực hiện Chi tiết
📷 Ảnh minh họa cần bổ sung: Màn hình danh sách đơn từ của học viên với bộ lọc theo loại đơn, trạng thái và nút Duyệt/Từ chối nhanh.
1. Phê duyệt Đơn xin Nghỉ phép
- Truy cập menu Đào tạo & Học vụ → Yêu cầu Học viên.
- Chọn tab "Chờ xử lý" để xem các đơn mới gửi trong ngày.
- Bấm vào dòng đơn cần xử lý để xem chi tiết:
- Tên học viên, Lớp học hiện tại.
- Buổi học xin nghỉ (ngày, giờ).
- Lý do xin nghỉ và tài liệu đính kèm (giấy khám bệnh, đơn viết tay...).
- Bấm "Phê duyệt":
- Hệ thống sẽ tự động cập nhật trạng thái điểm danh của học viên trong buổi học đó thành "Nghỉ có phép (Excused)".
- Giáo viên đứng lớp sẽ thấy ghi chú học viên nghỉ có phép trên bảng điểm danh.
- Hoặc bấm "Từ chối": Nhập lý do (ví dụ: Nộp đơn quá muộn sau giờ học).
2. Xử lý Đơn xin Học bù
- Khi học viên xin học bù cho buổi đã nghỉ phép hợp lệ:
- Trong chi tiết đơn, Giáo vụ bấm nút "Sắp xếp Buổi học bù".
- Chọn lớp học khác có cùng bài giảng đang học trong tuần.
- Bấm "Xác nhận xếp học bù". Hệ thống sẽ thêm tên học viên vào danh sách học bù của lớp đó và gửi lịch học bù cho phụ huynh.
📊 Bảng Trạng thái Yêu cầu
| Trạng thái | Ý nghĩa nghiệp vụ | Hành động tiếp theo |
|---|---|---|
| Chờ xử lý (Pending) | Đơn mới gửi từ phụ huynh, chưa có người duyệt | Giáo vụ cần xử lý trong vòng 24 giờ |
| Đã duyệt (Approved) | Đơn hợp lệ và đã được phê duyệt | Tự động cập nhật vào điểm danh/lớp học |
| Từ chối (Rejected) | Đơn không đủ điều kiện hoặc thiếu chứng từ | Phụ huynh nhận phản hồi lý do |
| Đã hoàn tất (Resolved) | Đã sắp xếp xong việc học bù / chuyển lớp | Đóng hồ sơ yêu cầu |
⚠️ Lưu ý quan trọng
- Quy định thời gian gửi đơn: Trung tâm nên quy định phụ huynh phải gửi đơn xin nghỉ trước giờ vào lớp ít nhất
2 giờđể giáo vụ kịp xử lý và thông báo cho giáo viên. - Ảnh hưởng đến chuyên cần: Học viên có đơn xin nghỉ được duyệt (
Nghỉ có phép) vẫn được tính bảo lưu tỷ lệ chuyên cần tốt hơn so vớiNghỉ không phép.