👤 Quản lý Hồ sơ Học viên (Student Profiles)
Màn hình Hồ sơ Học viên (/admin/academic/students) là cơ sở dữ liệu lưu trữ trọn vẹn lịch sử từ lúc học viên bắt đầu nhập học cho đến khi tốt nghiệp tại trung tâm.
🎯 Tính năng này dùng để làm gì?
- Lưu trữ thông tin cá nhân: Họ tên, ngày sinh, giới tính, trường học hiện tại, số điện thoại và địa chỉ liên lạc.
- Liên kết hồ sơ với Phụ huynh / Người bảo hộ.
- Xem toàn bộ Lộ trình học tập (Learning History): Các lớp đã học, điểm số từng khóa, các chứng chỉ đã được cấp.
- Theo dõi lịch sử đóng học phí và tình trạng công nợ còn lại.
- Lưu trữ các ghi chú sức khỏe, sở thích hoặc lưu ý đặc biệt từ giáo viên.
👥 Ai sử dụng?
- Giáo vụ: Tra cứu tiến độ học tập, hỗ trợ đổi lớp hoặc cấp bảng điểm cho học viên.
- Tư vấn viên (Sales): Tra cứu lịch sử để tư vấn các khóa học nâng cao (Upsell).
- Giáo viên: Đọc ghi chú về học lực và tính cách học viên trước khi nhận lớp.
- Kế toán: Kiểm tra số tiền học phí học viên đã đóng và các ưu đãi đã áp dụng.
📝 Hướng dẫn Thực hiện Chi tiết
📷 Ảnh minh họa cần bổ sung: Giao diện chi tiết Hồ sơ học viên dạng 360 độ gồm các tab: Thông tin chung, Lớp học, Điểm số, Chuyên cần, Học phí.
1. Thêm mới Hồ sơ Học viên Thủ công
- Truy cập menu Đào tạo & Học vụ → Hồ sơ Học viên → Bấm "Thêm mới học viên".
- Thông tin cá nhân:
- Họ và tên: Ví dụ: Nguyễn Minh Anh.
- Ngày sinh & Giới tính.
- Số điện thoại cá nhân (nếu là học sinh lớn) hoặc để trống nếu dùng số phụ huynh.
- Email nhận thông báo.
- Địa chỉ thường trú.
- Liên kết Phụ huynh:
- Tìm phụ huynh đã có trong hệ thống hoặc bấm Tạo nhanh phụ huynh mới (Họ tên cha/mẹ, Số điện thoại liên hệ khẩn cấp).
- Bấm "Lưu hồ sơ". Hệ thống sẽ tự động cấp một Mã học viên (Student Code) duy nhất (ví dụ:
HV-2026-0089).
2. Nhập Danh sách Học viên từ File Excel (Import)
Khi trung tâm bắt đầu sử dụng phần mềm hoặc có đợt tuyển sinh tập trung:
- Trên màn hình danh sách Học viên, bấm nút "Nhập từ Excel (Import)".
- Bấm "Tải file mẫu chuẩn (.xlsx)" để điền thông tin theo đúng cột quy định.
- Tải file Excel đã điền lên hệ thống → Bấm "Kiểm tra dữ liệu".
- Hệ thống sẽ tự động phát hiện các dòng lỗi (trùng số điện thoại, thiếu họ tên) để bạn chỉnh sửa trực tiếp trên màn hình trước khi bấm "Xác nhận nhập dữ liệu".
3. Tra cứu Lịch sử Học tập Toàn diện (Góc nhìn 360 độ)
Khi mở chi tiết một học viên (/admin/academic/students/{id}), bạn có thể chuyển đổi qua các tab:
- Tab Lớp học: Danh sách các lớp học viên đang học và đã từng học kèm kết quả đánh giá cuối khóa.
- Tab Điểm danh: Thống kê tỷ lệ đi học (% chuyên cần), số buổi có mặt, số buổi đi muộn và vắng mặt.
- Tab Sổ điểm & Bài tập: Toàn bộ điểm số bài thi giữa kỳ, cuối kỳ và điểm bài tập về nhà.
- Tab Học phí & Hóa đơn: Lịch sử tất cả các hóa đơn đã phát hành và biên lai thanh toán.
- Tab Chứng chỉ: Xem và tải lại các chứng chỉ điện tử đã được cấp.
📊 Bảng Giải thích Các Trường Thông tin
| Tên trường | Ý nghĩa nghiệp vụ | Bắt buộc? |
|---|---|---|
| Mã học viên | Mã định danh duy nhất do hệ thống sinh tự động | Tự động |
| Họ và tên | Tên đầy đủ có dấu của học viên | Có |
| Ngày sinh | Dùng để phân loại nhóm tuổi và xếp lớp phù hợp | Có |
| Phụ huynh liên hệ | Họ tên và số điện thoại của người giám hộ chịu trách nhiệm | Có |
| Chi nhánh đăng ký | Cơ sở đào tạo học viên đăng ký theo học | Có |
| Ghi chú đặc biệt | Lưu ý về sức khỏe, dị ứng hoặc yêu cầu riêng của gia đình | Tùy chọn |
⚠️ Lưu ý quan trọng
- Bảo mật số điện thoại: Số điện thoại học viên và phụ huynh là dữ liệu nhạy cảm, chỉ nhân sự có thẩm quyền (Giáo vụ, Tư vấn, Quản lý) mới được xem đầy đủ.
- Tránh tạo trùng lặp: Luôn tìm kiếm số điện thoại trước khi tạo mới để tránh tạo 2 hồ sơ cho cùng một học viên.