🧾 Quản lý Hóa đơn & Thu Học phí (Invoices & Billing)
Màn hình Hóa đơn (/admin/finance/invoices) là nơi quản lý toàn bộ các chứng từ thu học phí, giáo trình, đồng phục và các dịch vụ đào tạo phát sinh trong trung tâm.
🎯 Tính năng này dùng để làm gì?
- Lập hóa đơn học phí cho học viên theo từng khóa học hoặc theo từng kỳ.
- Cho phép học viên Đóng tiền nhiều đợt (Trả góp / Chia đợt): Ghi nhận từng đợt nộp tiền, tự động tính số tiền còn thiếu (công nợ).
- Áp dụng các chính sách ưu đãi: Khuyến mãi khóa học, Voucher giảm giá, Giảm trừ anh chị em ruột học cùng.
- In phiếu thu tiền mặt (khổ A4, A5 hoặc in nhiệt K80) có logo trung tâm và mã QR xác thực.
- Gửi hóa đơn điện tử và link thanh toán trực tuyến (VietQR) qua Email/Zalo cho phụ huynh.
👥 Ai sử dụng?
- Kế toán viên / Thủ quỹ: Tạo hóa đơn, ghi nhận thanh toán và in phiếu thu.
- Tư vấn viên (Sales): Lập hóa đơn tạm tính khi phụ huynh đồng ý ghi danh học.
- Phụ huynh & Học viên: Nhận hóa đơn và thực hiện thanh toán.
🔄 Vòng đời Trạng thái Hóa đơn (Invoice Lifecycle)
📝 Hướng dẫn Thực hiện Chi tiết
📷 Ảnh minh họa cần bổ sung: Màn hình Chi tiết Hóa đơn với các dòng chi tiết học phí, lịch sử các lần thu tiền và nút In phiếu thu.
1. Lập Hóa đơn Học phí Mới
- Truy cập menu Tài chính & Kế toán → Quản lý Hóa đơn → Bấm "Tạo hóa đơn mới".
- Thông tin Khách hàng: Chọn tên Học viên (hoặc Phụ huynh đại diện).
- Chi tiết Khoản thu:
- Chọn Gói học phí (ví dụ: Khóa IELTS Foundation - 36 buổi - 7.500.000đ).
- Thêm các khoản phụ phí nếu có (Tiền giáo trình: 250.000đ, Áo đồng phục: 150.000đ).
- Áp dụng Giảm giá / Khuyến mãi:
- Nhập mã Coupon (nếu có) hoặc chọn chương trình giảm giá (ví dụ: Ưu đãi đóng sớm 10%).
- Hệ thống tự động tính lại Tổng tiền phải thanh toán.
- Hạn thanh toán (Due Date): Chọn ngày cuối cùng phụ huynh cần nộp đủ tiền.
- Bấm "Phát hành Hóa đơn".
2. Ghi nhận Thu tiền (Thanh toán từng đợt)
Khi phụ huynh nộp tiền:
- Mở hóa đơn của học viên → Bấm nút màu xanh "Ghi nhận Thu tiền (Pay)".
- Nhập thông tin thanh toán:
- Số tiền thu đợt này: Nhập số tiền thực nhận (ví dụ: phụ huynh đóng trước 3.000.000đ).
- Phương thức thanh toán: Tiền mặt / Chuyển khoản ngân hàng / Quẹt thẻ POS.
- Tài khoản / Sổ quỹ nhận: Chọn Quỹ tiền mặt cơ sở hoặc Tài khoản Ngân hàng.
- Ngày thu & Người thu tiền.
- Bấm "Xác nhận Thu tiền":
- Hệ thống tự động sinh một Phiếu thu (Payment Receipt).
- Trạng thái hóa đơn tự động chuyển thành "Thanh toán một phần" (nếu chưa đủ) hoặc "Đã thanh toán" (nếu đã đủ 100%).
- Tự động cộng tiền vào số dư Sổ quỹ chi nhánh.
3. In Phiếu thu cho Phụ huynh
- Sau khi ghi nhận thu tiền, bấm nút "In Phiếu thu":
- Chọn khổ in: Khổ A5 (mẫu in laser tiêu chuẩn) hoặc Khổ K80 (máy in hóa đơn nhiệt mini tại quầy).
- Bấm In trực tiếp hoặc Tải file PDF để gửi qua Zalo cho phụ huynh.
📊 Bảng Trạng thái Hóa đơn
| Trạng thái | Ý nghĩa nghiệp vụ |
|---|---|
| Nháp (Draft) | Hóa đơn mới lập, chưa gửi phụ huynh và chưa ghi nhận doanh thu |
| Đã phát hành (Sent) | Đã gửi thông báo cho phụ huynh, đang chờ đóng tiền |
| Thanh toán một phần (Partially Paid) | Phụ huynh đã đóng một phần tiền (đóng cọc hoặc đợt 1) |
| Đã thanh toán (Paid) | Đã thu đủ 100% số tiền trên hóa đơn |
| Quá hạn (Overdue) | Đã quá ngày hẹn thanh toán mà vẫn còn nợ học phí |
| Đã hủy (Cancelled) | Hóa đơn bị hủy do học viên đổi gói hoặc hủy nhập học |
⚠️ Lưu ý quan trọng
- Không sửa hóa đơn đã có phiếu thu: Nếu hóa đơn đã phát sinh ít nhất 01 lần thu tiền, bạn không thể chỉnh sửa trực tiếp số tiền trên hóa đơn để đảm bảo nguyên tắc kế toán. Trường hợp cần thay đổi, phải hủy phiếu thu cũ trước.