🔄 Đối soát Thanh toán & Khớp lệnh Ngân hàng (Reconciliation)
Màn hình Đối soát Thanh toán (/admin/finance/reconciliation) giúp kế toán tự động đối chiếu sao kê tài khoản ngân hàng với các hóa đơn học phí trên hệ thống, xử lý nhanh các trường hợp chuyển nhầm số tiền hoặc chuyển khoản không ghi nội dung.
🎯 Tính năng này dùng để làm gì?
- Tự động nhận biến động số dư ngân hàng qua kết nối VietQR / Webhook.
- Tự động khớp lệnh 100%: Khi phụ huynh chuyển khoản đúng cú pháp (ví dụ:
HD0089 NGUYEN VAN A), hệ thống tự động gạch nợ hóa đơn tương ứng mà không cần kế toán thao tác tay. - Quản lý Hàng đợi Tiền treo / Chờ xử lý (Unmatched Transactions): Gom các khoản tiền phụ huynh chuyển khoản nhưng quên ghi mã hóa đơn hoặc ghi sai tên học sinh để kế toán gán thủ công.
- Đối soát sao kê định kỳ hàng tuần / hàng tháng với cổng thanh toán VNPAY, MoMo, ZaloPay.
👥 Ai sử dụng?
- Kế toán Ngân hàng / Kế toán Tổng hợp: Theo dõi danh sách giao dịch chưa khớp và thực hiện gán hóa đơn.
- Kế toán trưởng: Kiểm tra báo cáo chênh lệch giữa sao kê ngân hàng và sổ sách kế toán.
🔄 Sơ đồ Tự động Khớp lệnh Chuyển khoản
📝 Hướng dẫn Thực hiện Chi tiết
📷 Ảnh minh họa cần bổ sung: Màn hình Đối soát thanh toán với danh sách các giao dịch đã khớp tự động (màu xanh) và các giao dịch tiền treo cần gán thủ công (màu vàng).
1. Xử lý Giao dịch Chuyển khoản Chưa khớp (Tiền treo)
Khi có phụ huynh chuyển tiền nhưng ghi nội dung chung chung (ví dụ: Dong tien hoc cho con):
- Truy cập menu Tài chính & Kế toán → Đối soát Thanh toán → Tab "Giao dịch chưa khớp".
- Chọn dòng giao dịch tiền về:
- Xem số tiền (ví dụ: 5.000.000đ), thời gian nhận và tên tài khoản người chuyển.
- Bấm nút "Gán vào Hóa đơn (Match Invoice)".
- Tìm kiếm tên học viên hoặc tên phụ huynh trên thanh tìm kiếm.
- Chọn đúng Hóa đơn học phí đang mở nợ của học viên đó.
- Bấm "Xác nhận Khớp lệnh". Hệ thống sẽ tự động gạch nợ cho hóa đơn và hoàn tất đối soát.
2. Xử lý Giao dịch Chuyển thừa hoặc Chuyển thiếu tiền
- Chuyển thiếu tiền: Khi phụ huynh chuyển 3 triệu cho hóa đơn 5 triệu, hệ thống tự động ghi nhận thanh toán đợt 1 (3 triệu) và để lại công nợ 2 triệu.
- Chuyển thừa tiền: Khi phụ huynh chuyển 6 triệu cho hóa đơn 5 triệu, hệ thống sẽ gạch nợ đủ 5 triệu cho hóa đơn, và tự động chuyển 1 triệu thừa còn lại vào Ví Học viên (Student Wallet) để cấn trừ cho các khóa sau.
📊 Bảng Trạng thái Đối soát Giao dịch
| Trạng thái | Ý nghĩa nghiệp vụ |
|---|---|
| Đã khớp tự động (Auto Matched) | Hệ thống đã tự động nhận diện và gạch nợ thành công |
| Đã gán thủ công (Manual Matched) | Kế toán đã kiểm tra và gán vào đúng hóa đơn học viên |
| Tiền treo chưa khớp (Unmatched) | Tiền đã vào tài khoản nhưng chưa tìm được học viên tương ứng |
| Đã hoàn trả (Refunded) | Giao dịch chuyển nhầm và trung tâm đã hoàn trả lại người gửi |
⚠️ Lưu ý quan trọng
- Mã VietQR động: Khuyến khích phụ huynh quét mã VietQR in trên hóa đơn hoặc hiển thị trên Cổng Portal vì mã này đã chứa sẵn mã hóa đơn và số tiền chính xác, giúp khớp lệnh tự động 100% trong 5 giây.