🏦 Quản lý Sổ quỹ & Tài khoản Tiền gửi (Cash & Bank Accounts)
Màn hình Sổ quỹ & Tiền gửi (/admin/finance/accounts) là nơi theo dõi chi tiết số dư tiền mặt tại két của từng cơ sở và số dư các tài khoản ngân hàng của trung tâm theo thời gian thực.
🎯 Tính năng này dùng để làm gì?
- Thiết lập danh mục các Quỹ tiền mặt (Cash) tại quầy lễ tân từng chi nhánh.
- Quản lý danh sách Tài khoản Ngân hàng (Bank Accounts) phục vụ thu học phí chuyển khoản và thanh toán chi phí.
- Thực hiện giao dịch Chuyển quỹ nội bộ (Fund Transfer): Chuyển tiền mặt nộp vào ngân hàng hoặc rút tiền gửi về quỹ tiền mặt để chi tiêu.
- Kiểm kê số dư thực tế và chốt sổ quỹ cuối ngày, phát hiện chênh lệch thừa/thiếu.
👥 Ai sử dụng?
- Thủ quỹ / Kế toán viên: Thu tiền, chi tiền và chốt sổ quỹ hàng ngày.
- Kế toán trưởng & Giám đốc Tài chính: Quản lý hạn mức tồn quỹ và điều chuyển dòng tiền giữa các cơ sở.
📝 Hướng dẫn Thực hiện Chi tiết
📷 Ảnh minh họa cần bổ sung: Màn hình tổng quan Sổ quỹ với các thẻ tài khoản ngân hàng, quỹ tiền mặt và biểu đồ biến động số dư.
1. Thêm mới Quỹ Tiền mặt hoặc Tài khoản Ngân hàng
- Truy cập menu Tài chính & Kế toán → Sổ quỹ & Tiền gửi → Bấm "Thêm tài khoản / quỹ mới".
- Thông tin tài khoản:
- Tên quỹ: Ví dụ: Quỹ tiền mặt Cơ sở Cầu Giấy hoặc Ngân hàng Vietcombank - CN Hà Nội.
- Loại tài khoản: Quỹ tiền mặt (Cash) / Tài khoản Ngân hàng (Bank) / Ví điện tử / Máy POS.
- Số tài khoản & Tên ngân hàng: (Nếu là tài khoản ngân hàng).
- Chi nhánh áp dụng: Chọn cơ sở sở hữu quỹ này.
- Số dư ban đầu: Nhập số dư hiện có tại thời điểm bắt đầu dùng phần mềm.
- Bấm "Lưu tài khoản".
2. Thực hiện Chuyển quỹ Nội bộ (Nộp tiền mặt vào Ngân hàng)
Cuối tuần khi quỹ tiền mặt tại két vượt định mức, thủ quỹ đem nộp vào tài khoản ngân hàng:
- Trên màn hình Sổ quỹ, bấm nút "Chuyển quỹ nội bộ".
- Chọn Tài khoản nguồn (Rút tiền từ): Chọn Quỹ tiền mặt Cơ sở.
- Chọn Tài khoản đích (Chuyển tiền đến): Chọn Tài khoản Ngân hàng Vietcombank.
- Nhập Số tiền chuyển và Nội dung diễn giải (ví dụ: Nộp tiền mặt học phí tuần 38 vào tài khoản).
- Đính kèm giấy nộp tiền ngân hàng → Bấm "Xác nhận chuyển quỹ".
- Hệ thống tự động giảm số dư quỹ tiền mặt và tăng số dư tài khoản ngân hàng tương ứng.
📊 Bảng Giải thích Các Loại Quỹ
| Loại quỹ | Mục đích sử dụng chính | Người quản lý trực tiếp |
|---|---|---|
| 💵 Quỹ tiền mặt (Cash) | Thu học phí trực tiếp tại quầy, chi các khoản nhỏ hàng ngày | Thủ quỹ / Lễ tân cơ sở |
| 💳 Tài khoản Ngân hàng | Nhận học phí chuyển khoản, thanh toán lương giáo viên | Kế toán trưởng |
| 📟 Tài khoản Máy POS | Quẹt thẻ tín dụng / thẻ ATM của phụ huynh tại quầy | Thu ngân / Kế toán |
⚠️ Lưu ý quan trọng
- Chốt quỹ cuối ngày: Bắt buộc thủ quỹ kiểm đếm tiền mặt thực tế tại két vào lúc 21:00 hàng ngày và đối chiếu với số dư trên phần mềm để đảm bảo khớp 100%.