📅 Lịch Làm việc & Phân ca Nhân sự (Working Shifts)
Màn hình Lịch Làm việc (/admin/hrm/shifts) giúp bộ phận Nhân sự và Quản lý cơ sở sắp xếp, điều phối lịch trực ca hàng tuần cho toàn bộ nhân sự hành chính, lễ tân, tư vấn viên và kỹ thuật viên tại chi nhánh.
🎯 Tính năng này dùng để làm gì?
- Xây dựng lịch phân ca trực quan theo tuần hoặc tháng cho từng phòng ban.
- Quản lý các ca làm việc đặc thù của trung tâm giáo dục: Ca Hành chính (08:00 - 17:30), Ca Chiều - Tối (13:30 - 21:00), Ca Cuối tuần (Thứ 7 - Chủ nhật).
- Đảm bảo luôn có đủ nhân sự trực quầy lễ tân và đón tiếp học viên trong mọi khung giờ mở cửa.
- Cho phép nhân viên gửi yêu cầu Đổi ca làm việc với đồng nghiệp trực tuyến.
- Làm căn cứ chuẩn để đối chiếu với dữ liệu chấm công thực tế hàng ngày.
👥 Ai sử dụng?
- Nhân sự & Quản lý Chi nhánh: Lập kế hoạch phân ca, duyệt đổi ca và kiểm soát định mức ngày công.
- Cán bộ Nhân viên: Xem lịch làm việc của bản thân trên ứng dụng di động để đi làm đúng giờ.
📝 Hướng dẫn Thực hiện Chi tiết
📷 Ảnh minh họa cần bổ sung: Màn hình Lịch làm việc dạng lưới theo tuần với tên nhân viên ở cột dọc và các ca làm việc được gán theo từng ngày trong tuần.
1. Phân ca Làm việc theo Tuần
- Truy cập menu Nhân sự & Tiền lương → Lịch Làm việc.
- Chọn tuần cần xếp ca (ví dụ: Tuần 38: Từ 15/09 đến 21/09).
- Gán ca làm việc:
- Bấm vào ô giao giữa Tên nhân viên và Thứ trong tuần.
- Chọn ca làm việc phù hợp: Ca Sáng / Ca Tối / Ca Cả ngày / Nghỉ tuần (Off).
- Có thể bấm "Sao chép lịch tuần trước" để áp dụng nhanh lịch làm việc định kỳ.
- Bấm "Công bố Lịch làm việc". Hệ thống sẽ tự động gửi thông báo lịch làm việc mới đến điện thoại của từng nhân viên.
2. Xử lý Đơn Xin Đổi Ca Làm việc
Khi có 2 nhân viên muốn đổi ca trực cho nhau:
- Nhân viên A gửi yêu cầu đổi ca trên ứng dụng (chọn ngày đổi và nhân viên B nhận ca thay).
- Nhân viên B bấm đồng ý nhận ca trên ứng dụng.
- Quản lý Chi nhánh nhận thông báo:
- Mở màn hình duyệt đổi ca → Bấm "Phê duyệt".
- Hệ thống tự động hoán đổi ca làm việc của 2 nhân viên trên bảng lịch làm việc và cập nhật lại ca chuẩn để chấm công.
📊 Bảng Danh mục Ca Làm việc Mẫu tại Trung tâm
| Tên ca làm việc | Khung giờ chuẩn | Đối tượng áp dụng |
|---|---|---|
| Ca Hành chính | 08:30 - 17:30 (Nghỉ trưa 12:00 - 13:30) | Kế toán, Nhân sự, Giáo vụ, Ban Quản lý |
| Ca Tối trực trung tâm | 13:30 - 21:00 (Nghỉ ăn tối 30 phút) | Lễ tân, Tư vấn tuyển sinh, Kỹ thuật phòng máy |
| Ca Thứ 7 & Chủ nhật | 07:30 - 18:00 (Nghỉ trưa 1.5 giờ) | Nhân sự ca trực cuối tuần |
| Ca Gãy theo buổi | Theo khung giờ buổi học cụ thể | Giáo viên bán thời gian / Trợ giảng |
⚠️ Lưu ý quan trọng
- Hạn chốt lịch tuần: Quản lý nên công bố lịch làm việc tuần mới trước
17:00 Thứ Sáuhàng tuần để nhân sự chủ động sắp xếp thời gian cá nhân.