📋 Kiểm kê Định kỳ & Thanh lý Tài sản (Asset Audit & Disposal)
Màn hình Kiểm kê & Thanh lý (/admin/asset/audits) giúp trung tâm kiểm soát hiện trạng thực tế của toàn bộ bàn ghế, máy tính, điều hòa, phòng ốc và thực hiện thủ tục thanh lý các thiết bị đã hết khấu hao hoặc hư hỏng không thể sửa chữa.
🎯 Tính năng này dùng để làm gì?
- Tổ chức các đợt Kiểm kê Tài sản Định kỳ (Asset Audit) theo từng phòng học hoặc toàn bộ chi nhánh.
- Dùng điện thoại thông minh Quét mã QR Code trên từng thiết bị để kiểm tra sự hiện diện và đánh giá hiện trạng: Hoạt động tốt, Hỏng nhẹ, Cần bảo dưỡng, Mất mát.
- Tự động phát hiện các thiết bị Bị thất lạc hoặc Di chuyển sai phòng so với vị trí đăng ký ban đầu.
- Quy trình Thanh lý Tài sản (Asset Disposal): Lập hội đồng đánh giá giá trị còn lại, quyết định bán thanh lý hoặc tiêu hủy và thu hồi tiền mặt vào sổ quỹ.
👥 Ai sử dụng?
- Hội đồng Kiểm kê: Gồm Quản lý Chi nhánh, Hành chính quản trị cơ sở vật chất và Kế toán.
📝 Hướng dẫn Thực hiện Chi tiết
📷 Ảnh minh họa cần bổ sung: Màn hình Quét mã QR kiểm kê trên điện thoại với danh sách thiết bị trong phòng học được tích xanh khi quét thành công.
1. Thực hiện Kiểm kê Thiết bị theo Phòng học
- Truy cập menu Quản trị Tài sản → Kiểm kê & Thanh lý → Bấm "Tạo đợt kiểm kê mới".
- Chọn Cơ sở và Phòng học cần kiểm kê (ví dụ: Phòng Lab 301 - Cơ sở Cầu Giấy).
- Nhân viên cầm điện thoại mở tính năng quét QR:
- Quét tem QR dán trên từng chiếc máy tính, máy chiếu, điều hòa trong phòng.
- Khi quét trúng thiết bị: Hệ thống tự động đánh dấu tích xanh "Đã kiểm kê - Đúng vị trí".
- Chọn đánh giá hiện trạng: Hoạt động tốt / Cần sửa chữa.
- Nếu trong phòng có thiết bị lạ từ phòng khác chuyển sang: Hệ thống sẽ cảnh báo "Thiết bị đang thuộc phòng khác" và cho phép bạn cập nhật lại vị trí chính xác.
- Bấm "Hoàn tất Kiểm kê Phòng" → Hệ thống tự động xuất Báo cáo kết quả kiểm kê.
2. Quy trình Thanh lý Thiết bị Cũ / Hỏng
Khi thiết bị đã dùng nhiều năm, hết thời gian khấu hao hoặc chi phí sửa chữa quá cao:
- Chọn thiết bị cần thanh lý → Bấm "Lập đề xuất Thanh lý".
- Thông tin thanh lý:
- Lý do thanh lý: Hết hạn sử dụng / Hỏng nát không thể phục hồi / Nâng cấp thiết bị mới.
- Hình thức: Bán phế liệu / Bán thanh lý cho đơn vị thu mua / Hủy bỏ.
- Số tiền thu được từ thanh lý: Nhập số tiền thu được (ví dụ: 1.500.000đ).
- Phê duyệt thanh lý: Quản lý Chi nhánh bấm duyệt.
- Hệ thống sẽ:
- Chuyển trạng thái tài sản thành "Đã thanh lý" và đóng hồ sơ thiết bị.
- Tự động sinh Phiếu thu tiền thanh lý tài sản chuyển vào Sổ quỹ Kế toán.
⚠️ Lưu ý quan trọng
- Kiểm kê trước khi bàn giao mặt bằng: Khi chuyển đổi địa điểm cơ sở hoặc trả mặt bằng thuê nhà, trung tâm bắt buộc phải thực hiện đợt kiểm kê tổng thể 100% tài sản để tránh thất thoát trang thiết bị.