📋 Kiểm kê Kho hàng & Xử lý Chênh lệch (Stock Audits)
Màn hình Kiểm kê Kho (/admin/inventory/audits) giúp trung tâm định kỳ đối chiếu số lượng sách giáo trình, đồng phục và vật tư thực tế tại kho với số liệu trên phần mềm, phát hiện kịp thời tình trạng thất thoát hoặc hư hỏng.
🎯 Tính năng này dùng để làm gì?
- Tạo đợt kiểm kê kho định kỳ (hàng tháng / hàng quý / cuối năm học).
- Cho phép quét mã vạch Barcode hoặc nhập trực tiếp số lượng đếm được thực tế tại kho.
- Tự động so sánh: Số lượng trên sổ sách phần mềm vs Số lượng thực tế tại kho để chỉ ra các mặt hàng bị Lệch thừa hoặc Lệch thiếu.
- Lập biên bản xử lý chênh lệch: Ghi nhận lý do (hỏng rách, mất mát, quên lập phiếu xuất) và tự động Cân bằng tồn kho (Adjust Stock) về đúng thực tế.
👥 Ai sử dụng?
- Hội đồng Kiểm kê: Gồm Thủ kho, Kế toán Kho và Quản lý Chi nhánh.
🔄 Sơ đồ Quy trình Kiểm kê Kho
📝 Hướng dẫn Thực hiện Chi tiết
📷 Ảnh minh họa cần bổ sung: Màn hình Phiếu kiểm kê kho với cột Số lượng sổ sách, Số lượng thực tế và cột Chênh lệch được tô màu cảnh báo.
1. Tạo Phiếu Kiểm kê Mới
- Truy cập menu Kho & Vật tư → Kiểm kê Kho → Bấm "Tạo phiếu kiểm kê".
- Chọn Kho cần kiểm kê (ví dụ: Kho Sách Cơ sở 1) và Ngày kiểm kê.
- Bấm "Lấy danh sách tồn kho hiện tại": Hệ thống sẽ liệt kê toàn bộ các mặt hàng kèm số lượng đang có trên phần mềm.
- In "Phiếu đếm kho trống" để hội đồng cầm đi đếm thực tế tại kệ sách.
2. Nhập Kết quả Thực đếm & Cân bằng Tồn kho
- Mở lại phiếu kiểm kê trên phần mềm.
- Nhập số lượng thực tế đếm được vào cột "Thực tế" (hoặc dùng máy quét mã vạch quét trực tiếp từng cuốn sách).
- Hệ thống tự động tính cột "Chênh lệch":
- Nếu thực tế < Sổ sách: Lệch thiếu (ví dụ: -2 cuốn).
- Nếu thực tế trên Sổ sách: Lệch thừa (ví dụ: +1 áo).
- Nhập lý do chênh lệch: Ghi rõ nguyên nhân (ví dụ: 02 cuốn sách bị ướt do dột nước mưa đã hủy bỏ).
- Bấm "Phê duyệt & Cân bằng kho":
- Hệ thống tự động sinh phiếu điều chỉnh kho.
- Số lượng tồn kho trên phần mềm sẽ được cập nhật chính xác về bằng số lượng thực tế.
⚠️ Lưu ý quan trọng
- Không xuất nhập hàng trong lúc kiểm kê: Trong thời gian diễn ra kiểm kê kho (khoảng 1 - 2 tiếng), nên tạm dừng việc xuất sách cho học sinh để tránh làm sai lệch số liệu đối chiếu.